Entre os desafios estavam a gestão de 9.500 colaboradores, entre eles médicos, enfermeiros e profissionais de saúde com peculiaridades de contratos e escalas
Primeiro hospital de Porto Alegre, a Santa Casa de Misericórdia tem 9.500 funcionários, um número que se altera com muita frequência. Isso porque atualmente o hospital atua junto com a prefeitura de Porto Alegre para prestar serviço como unidade básica de saúde, além realizar incorporações de outros hospitais públicos, como o Hospital de Santo Antonio da Patrulha, na cidade de mesmo nome, e o Hospital Dom João Becker, em Gravataí. Ao todo são 9 hospitais e um 10º hospital, o Nora Teixeira, está sendo construído. Todos com um grande volume e variedade de tipos atendimentos, o que mostra a importância do papel da Santa Casa no Brasil.
Circulam por dia 25 mil pessoas na Santa Casa, contabilizando 60 mil internações,70 mil procedimentos cirúrgicos e 1 milhão de consultas médicas por ano.
“Para lidar com isso precisamos ter muita responsabilidade com o colaborador da Santa Casa e a tecnologia é a base para que possamos ter boas interações, nos comunicando de forma confiável, ágil e humana”, explica Bruno Duarte dos Santos, Coordenador de Projetos e Políticas Gestão de Pessoas na Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre.
Nos últimos anos a Santa Casa trabalhou em um grande projeto para gestão de pessoas, um movimento que exigiu a necessidade de se investir em uma plataforma. De acordo com Bruno, foram identificadas mais de 100 necessidades para atender todo o ciclo de vida do colaborador. E para começar essa jornada digital, a Senior Sistemas foi a escolhida justamente por atender todas as necessidades mapeadas.
“Além disso, ficamos bem tranquilos que a Senior nos trataria como uma empresa parceira, como um cliente importante. Isso nos deixou confiantes de que teríamos suporte sempre que necessário”.
O projeto – Em novembro de 2019, o projeto começou a ganhar vida. “A transformação digital no RH da Santa Casa envolveu uma jornada extensa, então o planejamento e o envolvimento de todos foi fundamental para que o projeto atingisse os resultados esperados. Isso incluiu a alocação de equipes multidisciplinares, tanto da Senior como da Santa Casa.”
A Santa Casa investiu em módulos da plataforma HCM, produto de Gestão de Pessoas da Senior, além de integrações com o Ronda Senior, já usado pelo hospital para o controle, acesso e segurança de toda Santa Casa. Os módulos de Painel de Gestão e BPM também foram inseridos na operação.
Primeiros resultados – “Somente com os módulos de Gestão de Recrutamento, Colabbe (admissão digital) e quadro de vagas, já conseguimos conferir uma redução de tempo de 70% da nossa rotina. Mas, hoje conseguimos perceber que foi muito mais que isso. Poupamos muito tempo, devido a interação de forma remota com os candidatos em todo o processo de contratação”
Bruno destaca ainda que as ferramentas contribuíram para profissionalizar a gestão do recrutamento.
“Hoje a vaga é aberta e concluída diretamente na plataforma da Senior, fato que garante ganho operacional e redução de riscos na contratação de pessoas. Caso seja efetivada, seguimos no mesmo local com onboarding digital, que além de prover um ganho operacional considerável, melhora a imagem da Santa Casa nos apresentando como uma empresa de classe mundial no que tange a admissão de profissionais”.
O BPM, que entrou para automatizar o processo de rescisão, hoje é uma ferramenta para automatizar adesão de planos de saúde, atendimento ao colaborador, entre outras necessidades. A inovação permite criar os mais variados fluxos de trabalho. “Para se ter uma ideia dos volumes, já foram automatizados 8 processos, onde circularam, de julho a dezembro de 2021, 34.030 interações de Gestão de Pessoas com todos os colaboradores da empresa”, destaca Bruno.
“O BPM pode ser usado em todos os outros setores da empresa e não apenas no RH, ajudando na eficiência dos processos e no ganho de agilidade”, reforça Jeremias Volpe, Head da Senior Sistemas no Rio Grande do Sul.
Gestão de benefícios & Gestão de equipe médica – Uma vez que o colaborador é contratado, a Santa Casa tem a preocupação de garantir que os benefícios sejam pagos corretamente, sem que isso exija muito tempo da equipe de RH. Neste ponto, entra o módulo de benefícios da Senior, que parametriza com os contratos todos os benefícios disponíveis na Santa Casa, relacionando de forma automática e ágil às respectivas alocações para cada caso.
Pensando na experiência destes colaboradores, a Santa Casa inseriu também módulos de orçamento de pessoal, gestão de desempenho, carreira e sucessão e gestão de remuneração, além de Segurança e Saúde do trabalhador, todos também já integrados com a folha de forma simples.
“Trabalhamos também com o módulo de acesso e controle de refeitório, que hoje centraliza toda a gestão de acesso da Santa Casa em uma única plataforma. Já tínhamos o Ronda, produto de acesso e segurança da Senior, e adquirindo o HCM nós integramos as duas soluções gerando um controle completo e muito eficaz para a realidade da Santa Casa”, fala Bruno Duarte dos Santos, Coordenador de Projetos e Políticas Gestão de Pessoas na Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre.
Outros ganhos da transformação digital – Antes da digitalização dos processos, os pagamentos de aproximadamente 600 médicos possuíam diversas etapas manuais, especialmente em razão das peculiaridades de cada contrato, e das diferentes escalas de trabalho. Após a implantação do HCM Senior, essa gestão foi automatizada junto a folha de pagamento, tornando o processo mais confiável e ágil.
Gestão e controle de ponto, também é outro módulo do HCM Senior que tem poupado muito tempo da alta gerência da Santa Casa. “Nos surpreendemos especialmente com o fechamento de ponto, que ao mesmo tempo atua com 9.500 pessoas, sem travar, sem perder tempo, algo que era um problema em nossa tecnologia antiga, finaliza Bruno Duarte.
